Praxisbeispiel 1: Neue Verträge für einen Verlag

Ausgangslage
Ein mittelgroßer Verlag mit diversen wöchentlichen und monatlichen Veröffentlichungen ist im Begriff, seine Verträge für Pre-Press, Druck und Papier sowie die Verarbeitung zu verlängern.

Auftrag
PaperChainManagement muss sich einen Überblick über folgende Bestandteile der Lieferkette verschaffen:
– aktuelle Preise und Vertragsbedingungen
– Marktkonformität
– Workflow
– Optimierung der Lieferkette

Ausführung
Nach den ersten Untersuchungen (Sekundärforschung, Rechnungsprüfung, Vertragsuntersuchung) wurde ein Plan für die zu realisierenden Einsparungen und Anpassungen im Workflow erstellt. Diese Einsparungen wurden zum Ausgangspunkt der Verhandlungen über die Vertragsverlängerung. PaperChainManagement hat ein RFQ-Verfahren entwickelt, und es wurden mit allen Lieferanten separate Verhandlungen geführt. Zuletzt wurden die neuen Verträge erstellt, wobei das Hauptaugenmerk vor allem auf der Laufzeit und den Bedingungen lag.

Ergebnis

Der Ansatz von PaperChainManagement hat sich als äußerst erfolgreich herausgestellt. Bei einem Budget von gut 30 Millionen Euro wurden Einsparungen von über 14 % realisiert. „Wir wussten zwar, dass Einsparungen möglich sind, aber das übertrifft unsere kühnsten Erwartungen“, war die Reaktion des CFOs des Verlags.


Praxisbeispiel 2: Stiftung

Mehrwert durch PMScan: viele Erkenntnisse und Kosten
Eine landesweit tätige Stiftung mit einem großen Marketing- und Werbebudget will Einblick in die Verwendung ihrer verschiedenen Budgets. Jedes Jahr finden große und teure Kampagnen statt; viele Direktmarketing-Aktionen wie Werbesendungen u.ä. PaperChainManagement erhielt den Auftrag, mit ihrem PMScan für Kostentransparenz zu sorgen und vor allem den Einkauf sämtlicher Produkte auf Marktgängigkeit zu überprüfen.
Die Analyse durch PMScan ergab, dass durch jahrelangen Einkauf bei denselben Lieferanten die Tarife für die verschiedenen Produkte alles andere als marktüblich waren. Besonders auffällig waren die stets wiederkehrenden „versteckten Kosten“. Die Geschäftsführung entschied sich schließlich für einen komplett anderen Ansatz. „Die neuen Erkenntnisse, die PaperChainManagement uns verschafft hat, und die potenziellen Einsparungen beim Direkteinkauf haben viel bewirkt. Letztendlich haben wir die meisten Empfehlungen umgesetzt und die Effektivität unserer Budgets verbessert“, erklärt der Geschäftsführer der Stiftung.

Außerdem wurden diverse organisatorische Veränderungen durchgeführt. „Die Ergebnisse des PMScan hatten selbstverständlich Folgen für die Organisation. Wir haben den Einkauf und die Betreuung aller Produktionen größtenteils outgesourct. Der Vorteil besteht darin, dass wir weniger Kosten und Personal benötigen und gleichzeitig unsere Performance verbessern konnten. Einkaufstechnisch sind wir nun immer auf dem neuesten Stand und können die passenden Lieferanten ansprechen. Die Mitarbeiter von PaperChainManagement sind Profis, die auch in diesem Punkt einen deutlichen Mehrwert bieten.“


Praxisbeispiel 3: Europäisches Versandhaus / Einzelhandelsunternehmen

Ausgangslage
Ein erfolgreiches (führendes) Einzelhandelsunternehmen mit Niederlassungen in verschiedenen europäischen Ländern veröffentlicht regelmäßig diverse Versandkataloge in mehreren Sprachen. Nachdem eine der größten und renommiertesten internationalen Unternehmensberatungen diverse Untersuchungen zu Kosteneinsparungen durchgeführt hat, wird schließlich das spezifische Know-how von PaperChainManagement in Anspruch genommen.

Auftrag
PaperChainManagenment erhält den Auftrag, die gesamte Lieferkette (von Pre-Press bis zum Transport) zu durchleuchten und die wichtigsten Kostentreiber sowie Einsparungsmöglichkeiten herauszustellen.

Ausführung
Nach der Analyse der aktuellen Situation erfolgt ein erster Bericht für die Angehörigen des Managements und den Vorstand, in dem PaperChainManagenment erläutert, wo es Möglichkeiten für Einsparungen gibt. Außerdem enthält der Bericht u.a. Analysen der Preisentwicklungen der letzten Jahre, er weist überdies auf (In-)Konsistenzen hin usw.
Sowohl für bereits existierende als auch für neue Lieferanten wird eine ausführliche Angebotsanfrage mit Erläuterungen erstellt. Die (neuen) Lieferanten sind in unterschiedlichen europäischen Ländern ansässig. Alle Schritte in der Lieferkette werden separat ausgehandelt.

Ergebnis
Die Einsparungen, die realisiert werden können, belaufen sich auf mehr als 13 %. „Bei einem Budget von gut 30 Millionen Euro ist das ein Betrag, den wir schlecht ignorieren können“, lautete die Reaktion des Leiters der Beschaffungsabteilung. „Die Untersuchung von PaperChainManagement hat für viel Transparenz in unserem Unternehmen gesorgt. Wir wissen jetzt, welche wichtigsten Kostenkomponenten es gibt und wie man diese Faktoren beeinflussen kann.“


Praxisbeispiel 4: Beschaffungsstrategie

Ausgangslage
Ein großer Einzelhändler mit Milliardenumsatz. Unterschiedliche Geschäftsmodelle in diversen europäischen Ländern, die jedes Jahr für zig Millionen Euro Drucksachen einkaufen. Der neue Eigentümer hat folgendes Ziel: auf der Grundlage der Total Cost of Ownership den Wert des Unternehmens erhöhen

Auftrag
Folgende Ziele musste PaperChainManagement im Rahmen dieses Auftrags erfüllen:
– Wertekette (von Pre-Press bis zur Distribution) komplett transparent machen
– gewünschtes Einsparungsniveau: über 10 % des Jahresbudgets
– Durchlaufzeit des Beschaffungsprojekts: 8 Wochen
– Spielfeld für Zulieferer ist Europa

Ausführung
Am Beginn dieses umfangreichen Beschaffungsprojekts stand ein Treffen mit den Lieferanten. Alle relevanten potentiellen europäischen Lieferanten wurden zu diesem Treffen eingeladen. In einer Präsentation erläuterte der CEO die Ziele und die Vorgehensweise des Projekts: eine neue Beschaffungsstrategie. PaperChainManagement hat anschließend alle Produkte analysiert und kalkuliert.
Auf dieser Grundlage wurde das gesamte Einsparungspotenzial sichtbar gemacht. Für die über 50 Produkte wurden Angebotsanfragen entwickelt. Alle Lieferanten wurden auf gleiche Art und Weise über Arbeitsweise, Verfahren, Zahlungskonditionen usw. informiert. Letzten Endes hat PaperChainManagement mehr als 550 komplett ausgefüllte Angebotsanfragen automatisch verarbeitet. Auf der Grundlage dieser Ergebnisse wurde pro Produkt ein Ranking erstellt. Anschließend wurden gemeinsam mit dem Auftraggeber die abschließenden Verhandlungen aufgenommen.

Ergebnis
PaperChainManagement hat die grundlegenden Arbeiten in der geplanten Zeit erledigt. Das gewünschte Einsparungsniveau wurde sogar noch übertroffen. „Bei einem Budget von gut 45 Millionen Euro ist das ein enormer Betrag. Wir müssen eine ganze Menge verkaufen, um derart Gewinn bringende Strukturen zu realisieren“, so der Leiter der Beschaffungsabteilung.


Praxisbeispiel 5: Einkaufsmodelle für einen internationalen Konzern

Ausgangslage
Ein internationaler, börsennotierter Konzern wünscht eine Untersuchung zu den Möglichkeiten von Direct Sourcing für Papier. Weil das Werbe- und Promotionsmaterial in unterschiedlichen Ländern gedruckt und verbreitet wird, müssen Optionen für eine gesamteuropäische Vorgehensweise entwickelt werden. Das gesamte Budget beträgt über 50 Millionen Euro.
Ausführung
PaperChainManagement hat eine Bestandaufnahme der Arbeitsweisen in den unterschiedlichen Ländern und der Rohstoffe, die eingesetzt werden, erstellt. Für jede Region wurden SWOT-Analysen erstellt, und es wurde nach (verborgenen) Synergien in den Bereichen Formate, Abfall, Papierqualitäten usw. geforscht. Darüber hinaus wurden in Kooperation mit dem jeweiligen Management vor Ort die Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Gelder und potentielle Abbruchrisiken untersucht.

Ergebnis
PaperChainManagement entwickelte zwei Einkaufsmodelle für Direct Sourcing von Papier und erstellte Protokolle, durch die der Auftraggeber mit einem Minimum an Arbeitskräften und Risiken strukturelle Einsparungen von mehr als 8 % verwirklicht. „Durch dieses Projekt haben wir eine Menge darüber gelernt, wie die Papierindustrie und die grafische Industrie miteinander umgehen. Direct Sourcing sorgt auf jeden Fall für Transparenz“, so der Leiter der Beschaffungsabteilung.