Case 1: Nieuwe contracten uitgeverij

Uitgangspunt
Een middelgrote uitgeverij met diverse wekelijkse en maandelijkse uitgaven staat op het punt haar contracten voor pre-press, druk en papier alsmede de afwerking te verlengen.

Opdracht
PaperChainManagement moet de volgende onderdelen van de supply chain in kaart brengen:
– huidige prijzen en contractcondities
– marktconformiteit
– workflow
– optimalisering van de supply chain

Uitvoering
Na de eerste onderzoeken (desk research, factuurcontrole, contractonderzoek) is een opzet gemaakt van de te realiseren besparingen en aanpassingen in de workflow. Deze besparingen zijn het vertrekpunt geworden van de onderhandelingen inzake contractverlenging. Door PaperChainManagement is een RFQ-procedure ontwikkeld. Er zijn met alle toeleveranciers separate onderhandelingen gevoerd. Als laatste zijn nieuwe contracten opgezet, waarbij met name veel aandacht is besteed aan de looptijd en condities.

Resultaat
De aanpak van PaperChainManagement bleek zeer succesvol. Op een budget van ruim € 30 miljoen is een besparing gerealiseerd van meer dan 14%. “Dat er besparingen mogelijk waren wisten we wel, maar dit overtreft onze stoutste verwachtingen”, zo was de reactie van CFO van deze uitgeverij.


Case 2: Stichting

Toegevoegde waarde door PMScan: veel inzicht en minder kosten
Een landelijke opererende stichting met een groot marketing en promotiebudget wil een helder inzicht in de bestedingen van haar verschillende budgetten. Er worden jaarlijks grote en dure campagnes gevoerd; veel direct marketing acties zoals mailings e.d. PaperChainManagement kreeg de opdracht om door middel van haar PMScan de kosten transparant te maken en vooral de inkoop van alle producten te toetsen op marktconformiteit
Na onderzoek door de PMScan kwam naar boven dat door jarenlange inkoop bij dezelfde toeleveranciers de tarieven van de diverse producten alles behalve marktconform waren. Met name de steeds terugkerende “verborgen kosten” waren daarbij opvallend.
Door de directie is uiteindelijk gekozen voor een heel andere aanpak. “De nieuwe inzichten die ons door PaperChainManagement zijn aangedragen én de potentiële besparingen op de directe inkoop hebben veel te weeg gebracht. Uiteindelijk hebben we de meeste adviezen doorgevoerd en de effectiviteit van onze budgetten verbeterd”, zo stelt de directie van de stichting.

Daarnaast is er organisatorisch het een en ander veranderd. “De resultaten van de PMScan konden niet zonder gevolgen blijven voor de organisatie. We hebben de inkoop en begeleiding van alle producties voor het grootste deel geoutsourced. Voordeel daarvan is dat we met veel minder kosten en mensen een veel betere performance hebben. Inkooptechnisch zijn we nu steeds up to date en we hebben toegang tot de juiste leveranciers. PaperChainManagement zijn voor ons professionals die ook op dat punt voor een duidelijke toegevoegde waarde zorgen”.


Case 3: Europese postorderaar/retailer

Uitgangspunt
Een succesvolle retailer (best in class) met vestigingen in diverse Europese landen brengt periodiek verschillende postordercatalogi uit in meerdere talen. Naar aanleiding van diverse onderzoeken door een van de grotere en meest gerenommeerde internationale consultancybureaus naar kostenbesparingen wordt uiteindelijk een beroep gedaan op de specifieke know-how van PaperChainManagement.

Opdracht
PaperChainManagenment krijgt opdracht om de hele supply chain (van pre-press tot en met transport) tegen het licht te houden en de belangrijkste cost drivers en besparingsmogelijkheden zichtbaar te maken.

Uitvoering
Na analyse van de bestaande situatie volgt een eerste rapportage voor leden van het management en de raad van bestuur waarin PaperChainManagenment adviseert waar de mogelijkheden voor kostenbesparingen zitten.
Daarin o.m. aanvullende analyses van prijsontwikkelingen van de laatste jaren; (in)consistenties transparant maken etc.
Voor zowel bestaande als nieuwe toeleveranciers wordt een uitgebreide RFQ met toelichting opgesteld. De (nieuwe) toeleveranciers zitten in meerdere Europese landen. Alle stappen in de supply chain worden separaat uitonderhandeld.

Resultaat
De besparingen die naar boven worden gehaald, liggen boven de 13%. “Op een budget van ruim 30 miljoen euro is dat een bedrag dat we toch echt niet kunnen laten liggen”, zo was de reactie van het hoofd van de procurementafdeling. “Het onderzoek van PaperChainManagement heeft ons veel transparantie gebracht. We weten nu wat de belangrijkste kostencomponenten zijn en hoe je deze factoren kunt beïnvloeden.”


Case 4: Procurement strategie

Uitgangspunt
Een grote retailer met een miljardenomzet. Verschillende winkelformules in diverse Europese landen kopen jaarlijks voor vele tientallen miljoenen euro’s aan promotioneel drukwerk in. Nieuwe eigenaar heeft als doel: op basis van total cost of ownership de waarde van het bedrijf verhogen.

Opdracht
PaperChainManagement krijgt bij deze opdracht de volgende doelstellingen mee:
– waardeketen (van pre-press tot en met distributie) volledig transparant maken
– gewenst besparingslevel: meer dan 10% van het jaarbudget
– doorlooptijd van het procurement project 8 weken
– speelveld voor wat betreft toeleveranciers is Europa

Uitvoering
Voor dit omvangrijke procurement project is gestart met een leveranciersmeeting. Alle relevante potentiële Europese suppliers zijn hiervoor uitgenodigd. In een presentatie zijn de doelstellingen en de aanpak van het project toegelicht door de CEO: een nieuwe procurementstrategie. PaperChainManagement heeft vervolgens alle producten geanalyseerd en gecalculeerd.
Op basis daarvan is het totale besparingspotentieel inzichtelijk gemaakt. Voor de meer dan 50 producten zijn RFQ’s ontwikkeld. Alle suppliers zijn op dezelfde wijze geïnformeerd omtrent werkwijze, aanpak, betalingscondities etc. Uiteindelijk heeft PaperChainManagement meer dan 550 volledig ingevulde RFQ’s automatisch verwerkt. Op basis van deze uitkomsten is per product een ranking opgesteld. Daarna is, samen met de opdrachtgever, begonnen aan de finale onderhandelingen.

Resultaat
PaperChainManagement heeft haar basiswerkzaamheden in de geplande tijd gerealiseerd. Het gewenste besparingslevel is ruimschoots gehaald. “Op een budget van ruim € 45 miljoen is dit een enorm bedrag. Daar moeten we heel wat voor verkopen om zo’n winstbrenger structureel te realiseren”, aldus de directeur procurement.


Case 5: Inkoopmodellen internationaal concern

Uitgangspunt
Een internationaal beursgenoteerd concern wil onderzoek naar de mogelijkheden van direct sourcing van papier. Omdat advertising- en promotiemateriaal in verschillende landen wordt gedrukt en verspreid, moeten er opties komen voor een pan-Europese aanpak. Totale budget bedraagt meer dan € 50 miljoen.
Uitvoering
Door PaperChainManagement is een inventarisatie gemaakt van de werkwijzen in de diverse landen en de grondstoffen die worden ingezet. Per regio zijn SWOT-analyses gemaakt en is onderzoek gedaan naar (verborgen) synergieën met betrekking tot formaten, waste, papierkwaliteiten etc. Daarnaast is, in coöperatie met het locale management, in elk land onderzoek gedaan naar taken, verantwoordelijkheden, geldstromen en potentiële afbreukrisico’s.

Resultaat
PaperChainManagement ontwikkelde een tweetal inkoopmodellen met betrekking tot direct sourcing van papier en realiseerde protocollen waarmee opdrachtgever met een minimum aan mankracht en risico een structurele besparing realiseert van meer dan 8%. “Dit project heeft ons een hoop geleerd over hoe de papierindustrie en de grafische industrie met elkaar omgaan. Direct sourcing geeft ons in ieder geval transparantie”, aldus directeur procurement.